پذیرش بیمار در کلینیک ارتوپدی فنی: از اولین تماس تا تحویل
یک ارتز یا پروتز از نسخه تا تحویل چند مرحله و چند هفته راه دارد. اگر منشی نداند هر پذیرش کجاست، بیمار باید زنگ بزند و بپرسد. روندی که هر پرونده را تا تحویل می‌برد.
در این مقاله ۸ بخش
در یک کلینیک ارتوپدی فنی، کار با یک ویزیت تمام نمی‌شود. بیمار با نسخه می‌آید، اندازهگیری میشود، پرونده‌اش برای بیمه می‌رود، وسیله ساخته میشود، شاید یک یا دو بار پرو لازم باشد و بعد تحویل. این مسیر می‌تواند چند هفته طول بکشد و در هر مرحله ممکن است چیزی جا بماند. پذیرش بیمار در چنین کلینیکی، یعنی ثبت اولیه و دنبال کردن هر پرونده تا روز تحویل.
- هر پذیرش یک روند است، نه یک ثبت: از پذیرش تا تأیید بیمه، ساخت، آمادهی تحویل و تحویل‌شده.
- منشی باید در هر لحظه بداند هر پرونده در کدام مرحله است و گام بعدی چیست.
- پذیرش آزاد و بیمهای را از اول جدا ثبت کنید؛ قیمت، مدارک و مسیرشان فرق دارد.
مرحله‌های پذیرش بیمار، از تماس اول تا تحویل
| مرحله | چه اتفاقی می‌افتد | چه چیزی باید ثبت شود |
|---|---|---|
| تماس و نوبت | بیمار یا همراهش تماس میگیرد | نام، شماره، نوع نیاز، نوبت اول |
| پذیرش | بیمار با نسخه می‌آید | نوع پذیرش (آزاد یا بیمهای)، بیمه، پزشک معرف، خدمت |
| اندازهگیری | اندازه یا قالب گرفته میشود | تاریخ، مسئول، یادداشت فنی |
| تأیید بیمه | مدارک برای بیمه می‌رود | مدارک فرستاده‌شده، تاریخ، نتیجه |
| ساخت | وسیله ساخته میشود | تاریخ شروع، قطعات، مسئول ساخت |
| پرو | بیمار برای امتحان می‌آید | نوبت پرو، اصلاح‌های لازم |
| آمادهی تحویل | کار تمام شده | خبر به بیمار |
| تحویل‌شده | بیمار تحویل میگیرد | تاریخ تحویل، تسویه، آموزش استفاده |
جدول بالا برای یک کلینیک ارتوپدی فنی نوشته شده و برای کلینیک شما شاید یکی دو مرحله کم یا زیاد شود. همه‌ی کلینیک‌ها همه‌ی این مرحلهها را ندارند و بعضی مرحلهها برای بعضی خدمت‌ها کوتاه‌ترند. مهم این است که هر پذیرش در هر لحظه در یک مرحلهی مشخص باشد، نه در ذهن یک نفر.
پذیرش آزاد و بیمهای
این دو نوع پذیرش از همان ابتدا مسیر متفاوتی دارند:
- آزاد: بیمار کل مبلغ را میپردازد. مسیر کوتاه‌تر است؛ مرحلهی تأیید بیمه ندارد.
- بیمهای: بخشی از مبلغ را بیمه میدهد. تعرفهی آن بیمه اعمال میشود، مدارک لازم است، ممکن است تأیید زمان ببرد و طلب از بیمه جدا پیگیری میشود.
اگر نوع پذیرش اشتباه ثبت شود، قیمت اشتباه میشود و بعداً اصلاح فاکتور و توضیح به بیمار وقت زیادی میگیرد. درباره‌ی جدا نگه داشتن سهم بیمه و سهم بیمار، فاکتور بیمهای در کلینیک را بخوانید.
چرا پرونده‌ها جا می‌مانند
در کلینیکی که با دفتر و کاغذ یا چند فایل جدا کار می‌کند، این اتفاق‌ها رایج است:
- بیمار زنگ می‌زند و می‌پرسد «کار من کجاست؟» و منشی باید از کارگاه بپرسد.
- مدارک بیمه فرستاده نشده چون کسی نمی‌دانست نوبت این پرونده است.
- کار آماده است ولی کسی به بیمار خبر نداده و وسیله در قفسه منتظر می‌ماند.
- نوبت پرو از یاد رفته و ساخت متوقف شده تا بیمار بیاید.
همه‌ی این‌ها یک ریشه دارند: هیچ‌جا یک فهرست نیست که بگوید هر پذیرش کجاست و گام بعدی‌اش چیست.
یک روند خوب پذیرش بیمار چه شکلی است
۱. یک صفحه برای هر پذیرش
همه‌ی اطلاعات یک پذیرش در یک جا: بیمار، خدمت، بیمه، پزشک معرف، مرحلهی فعلی، نوبت‌ها، مدارک، پرداخت‌ها. هر کسی در کلینیک آن را باز کند، همه چیز را می‌بیند.
۲. مرحلهی فعلی و گام بعدی، همیشه پیدا
بالای صفحه بگوید پذیرش در کدام مرحله است و گام بعدی چیست. منشی نباید از روی سابقه حدس بزند.
۳. فهرست پذیرش‌ها با فیلتر مرحله
«همه‌ی پذیرش‌هایی که آمادهی تحویل‌اند» یا «همه‌ی پذیرش‌هایی که منتظر تأیید بیمه‌اند». این فهرست کار هر روز منشی است.
۴. خبر خودکار به بیمار
وقتی پذیرش به «آمادهی تحویل» رسید، بیمار پیامک بگیرد. پیش از هر نوبت هم یادآوری. نمونه‌ی متن‌ها و زمان‌بندی در پیامک یادآوری نوبت.
۵. سنجیدن زمان هر مرحله
کدام مرحله بیش از همه طول میکشد؟ تأیید بیمه یا ساخت؟ اگر بدانید، می‌دانید کجا را بهتر کنید و به بیمار زمان واقعی‌تری بگویید.
یک روز پذیرش بیمار در کلینیک
ساعت ۹: منشی فهرست پذیرشهای «آمادهی تحویل» را باز می‌کند؛ سه بیمار. پیامک خبرشان پیش‌تر خودکار رفته؛ برای یکی که جواب نداده تماس میگیرد و نوبت تحویل میدهد.
ساعت ۱۰: بیمار تازه‌ای با نسخه می‌رسد. منشی پذیرش بیمهای ثبت می‌کند، بیمه و پزشک معرف را از فهرست انتخاب می‌کند و پیش‌فاکتور با سهم بیمه و سهم بیمار صادر میشود. بیمار می‌داند چقدر باید بپردازد.
ساعت ۱۲: فهرست «منتظر تأیید بیمه» را مرور می‌کند؛ پرونده‌ای که مدارکش از هفته‌ی پیش فرستاده نشده پیدا میشود و همان روز می‌رود.
ساعت ۱۶: بیمار قبلی زنگ می‌زند: «کار من کجاست؟». منشی پرونده را باز می‌کند و می‌گوید در مرحلهی ساخت است و نوبت پرو پنج‌شنبه.
هیچکدام از این کارها تازه نیست؛ فرقش این است که منشی برای هیچکدام مجبور نشد از کسی بپرسد یا دفتری را ورق بزند. پذیرش بیمار وقتی خوب کار می‌کند که جواب «کجاست؟» همیشه در یک صفحه باشد.
مدارک پذیرش بیمار
هر پذیرش بیمهای مدارکی دارد: نسخه، کارت یا معرفی‌نامه‌ی بیمه، و گاهی مدارک پزشکی دیگر. این مدارک را در پرونده‌ی همان پذیرش نگه دارید، نه در پوشه‌ای جدا روی رایانه یا در کشوی میز. وقتی بیمه چیزی خواست یا بیمار برای کنترل برگشت، همه چیز در یک جاست.
پذیرش بیمار تکراری
بیماری که سال‌ها پیش وسیله‌ای گرفته و حالا برای تعویض برمی‌گردد، بیمار تازه نیست. پذیرش تازه برای همان پرونده‌ی قبلی باز شود تا سابقه‌ی اندازهها، خدمت قبلی و بیمه‌اش جلوی چشم باشد. گزارش بیماران بازگشتی هم از همین‌جا ساخته میشود.
نقش منشی
بار اصلی پذیرش روی دوش منشی است. چند چیز کارش را ساده‌تر می‌کند:
- فهرست خدمات و قطعات با کد و قیمت، تا هنگام پذیرش انتخاب کند نه تایپ.
- تعرفهی هر بیمه از پیش تعریف‌شده، تا با انتخاب بیمه قیمت درست بیاید.
- دسترسی به محل پذیرش خودش، اگر کلینیک چند محل دارد؛ منشی هر محل بیماران همان‌جا را ببیند.
- اطلاعیه‌ی مدیر بالای صفحه‌اش، برای تغییرهای روزانه.
پذیرش در ESellBox
در نرم‌افزار مدیریت کلینیک ESellBox منشی بیمار را آزاد یا بیمهای پذیرش می‌کند و هر پذیرش مرحله‌به‌مرحله پیش می‌رود: تأیید بیمه، ساخت، آمادهی تحویل و تحویل‌شده. صفحه‌ی هر پذیرش می‌گوید گام بعد چیست. خدمات و قطعات با کد و قیمت در فهرستند، هر بیمه‌ی طرف قرارداد تعرفهی خودش را دارد و هر منشی فقط بیماران محل پذیرش خودش را می‌بیند. پیامک‌های «یادآوری نوبت» و «آمادهی تحویل» خودکارند و متنشان را در تنظیمات عوض یا خاموششان می‌کنید. گزارش پذیرش‌ها هم می‌گوید هر مرحله چقدر طول کشیده است.
برای نوبت‌دهی و چیدن اتاق‌ها، نوبت‌دهی کلینیک را بخوانید.
پرسش‌های متداول
پذیرش بیمار در کلینیک ارتوپدی فنی چه مراحلی دارد؟
معمولاً پذیرش با نسخه، اندازهگیری، تأیید بیمه (در پذیرش بیمهای)، ساخت، پرو و تحویل. شمار و نام مرحلهها در هر کلینیک کمی فرق دارد.
پذیرش بیمار را منشی انجام دهد یا کارشناس؟
ثبت اولیه، بیمه و پرداخت کار منشی است؛ یادداشت فنی و اندازهها کار کارشناس. هر دو در یک پرونده بنویسند تا هیچکدام مجبور نشوند از دیگری بپرسند.
فرق پذیرش آزاد و بیمهای چیست؟
در پذیرش آزاد بیمار کل مبلغ را میپردازد. در پذیرش بیمهای تعرفهی بیمه اعمال میشود، بخشی از مبلغ را بیمه میدهد و مدارک و تأیید بیمه لازم است.
زمان تحویل را به بیمار چطور بگوییم؟
از روی زمان واقعی مرحلهها در پذیرشهای قبلی، نه از روی امید. اگر تأیید بیمه معمولاً دو هفته طول میکشد، همین را بگویید؛ بیماری که از اول زمان واقعی را بداند، کمتر تماس میگیرد.
چطور بیمار از آماده شدن کارش باخبر شود؟
با پیامک خودکار وقتی پذیرش به مرحلهی «آمادهی تحویل» رسید؛ تا کسی لازم نباشد یادش بماند خبر بدهد.
آیا پذیرش برای کلینیکهای دیگر هم همین است؟
کلینیکهایی که کارشان چندمرحلهای است (مثل ساخت وسیله یا درمان چندجلسهای) روند مشابهی دارند. ESellBox بخش کلینیک را برای ارتوپدی فنی ساخته است. برای حساب و کتاب، حسابداری کلینیک را ببینید.
برایش بفرستید؛ در تلگرام، واتس‌اپ یا با پیوند.
